2014-08-14

Zmiana biura rachunkowego

Dobre i rzetelne biuro rachunkowe pozwala przedsiębiorcy skoncentrować się przede wszystkim na sprawach związanych z Jego działalnością. W przypadku, gdy biuro rachunkowe przestaje spełniać oczekiwania przedsiębiorcy lub, gdy są wątpliwości, co do jakości pracy biura rachunkowego, warto pomyśleć, by zamienić je na bardziej profesjonalne. Czy szybka i sprawna zmiana biura rachunkowego jest możliwa? Jak to zrobić?

Oto 10 etapów sprawnego przejścia do nowego biura rachunkowego:

1. Decyzja o zmianie dotychczasowego biura rachunkowego i pierwsze kroki

Zmiana biura rachunkowego nie jest trudna, dlatego w przypadku niezadowolenia ze współpracy i rozczarowania usługami, można podjąć decyzję o jego zmianie.

Jak zatem zmienić księgowego czy biuro rachunkowe? W związku z tym, że współpraca z biurem rachunkowym odbywa się na podstawie zawartej umowy, należy dokonać jej przeglądu. Umowa zawiera m.in. okres wypowiedzenia, czyli czas, który musi upłynąć od dnia złożenia rezygnacji do momentu, gdy umowa przestaje obowiązywać. Zwykle jest to okres np. 1 czy 2 miesięcy kalendarzowych. Dlatego dobrze i bezpiecznie będzie najpierw nawiązać kontakt i omówić szczegóły współpracy z nowym biurem, a dopiero później rozwiązać umowę z poprzednim. Oczywiście, proces przejścia można wykonywać na własną rękę, ale można też znaleźć biuro rachunkowe, które pomoże Ci zmienić stare biuro.

2. Podpisanie umowy o świadczenie usług księgowych

Podpisując umowę z nowym biurem rachunkowym warto więc wziąć pod uwagę okres wypowiedzenia w starym biurze, żeby nie ponosić dodatkowych kosztów. Trzeba też dowiedzieć się, co wchodzi w zakres świadczonych usług i odpowiedzialności biura w ramach miesięcznego wynagrodzenia, jakie ewentualne dodatkowe usługi świadczy biuro oraz jakie są opłaty dodatkowe i od czego zależą.

3. Zgłoszenie zmian

Aktualizacja CEIDG lub NIP-2

Zmiana biura rachunkowego wymaga dokonania aktualizacji wpisu przedsiębiorcy do CEIDG na formularzu CEIDG-1 w zakresie informacji dotyczących podmiotu prowadzącego rachunkowość firmy i miejsca przechowywania dokumentacji.

Wniosek CEIDG może zostać wypełniony zarówno tradycyjnie w urzędzie, jak i przez Internet. W drugim przypadku należy jednak pamiętać, że podstawą zmiany jest urzędowa weryfikacja formularza. Jeśli więc przedsiębiorca nie posiada kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego, konieczna będzie wizyta w urzędzie miasta/gminy.

W przypadku podmiotów będących osobami prawnymi (np. sp. z o.o.) i jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej (np. sp. jawna, sp. partnerska, sp. komandytowa), zmiana biura rachunkowego wymaga dokonania aktualizacji NIP-2 (US) i ZPA (ZUS).

Odwołanie pełnomocnictw poprzedniego biura

Należy pisemnie odwołać wszelkie wystawione pełnomocnictwa i dokonać zawiadomień US i ZUS, a także zawiadomić US o odwołaniu upoważnienia do składania deklaracji drogą elektroniczną (na formularzu OPL-1).

Podpisanie pełnomocnictwa do reprezentacji w urzędach dla nowego biura

Pełnomocnictwo do ZUS, US, przesyłanie deklaracji elektronicznie (UPL-1), przetwarzanie danych osobowych.

4. Harmonogram przeprowadzki

Należy uzgodnić terminy zakończenia wszystkich etapów przejścia do nowego biura.

5. Przekazanie do biura dokumentów rejestrowych

NIP, REGON, CEIDG-1 lub KRS, umowa spółki

6. Odbiór dokumentów od poprzedniego biura rachunkowego

Kilka dni przed końcem umowy, przedsiębiorca powinien odebrać z poprzedniego biura i przekazać do nowego całość dokumentacji księgowej i kadrowo-płacowej. 

Kompletna dokumentacja zawiera:

• wydruki z KPiR, ewidencji przychodów lub w przypadku ksiąg rachunkowych - dzienników i zestawień obrotów i sald kont analitycznych (pomocniczych) i syntetycznych wszystkich kont księgi głównej z okresu rozliczonego przez dotychczasowe biuro,
• rejestry: zakupów i sprzedaży VAT
• ewidencje środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych i wyposażenia
• deklaracje rozliczeniowe ZUS, zgłoszenia/wyrejestrowania
• deklaracje podatkowe i zgłoszeniowe, w tym PIT i/lub CIT, VAT, VAT-UE, zeznania roczne, IFT, VAT-R, NIP
• sprawozdania finansowe z okresu rozliczonego przez biuro (w przypadku ksiąg rachunkowych)
• dokumentacja kadrowo-płacowa pracowników (np. akta osobowe, listy płac, kartoteki wynagrodzeń)
• dokumenty (np. faktury sprzedażowe i zakupowe, delegacje, wyciągi bankowe)
• sprawozdania GUS i inne z okresu rozliczonego przez biuro
• deklaracje INTRASTAT, PFRON z okresu rozliczonego przez biuro
• pisma do/ z urzędów i instytucji, protokoły kontroli (ZUS, US, PIP, itd.)

Odbiór dokumentów powinien być potwierdzony na piśmie za pomocą protokołu odbioru. Tak przygotowana dokumentacja umożliwia księgowemu z nowego biura płynne wdrożenie się w księgowość i rozliczenia z US, ZUS i pracownikami firmy.

7. Pobranie baz danych z systemu biura

Istotne zwłaszcza w przypadku większych firm, wymagana jest zgoda strony, zapis w umowie.

• Bazy systemu księgowego
• Bazy systemu kadrowo-płacowego
• Bazy systemu Płatnik ZUS

8. Dostęp do historycznych danych księgowych

Jeśli jest zgodność systemów – wczytanie baz danych pobranych ze starego biura, a w przypadku niezgodności systemów i braku możliwości wczytania do systemu księgowego i kadrowo-płacowego, dane muszą być wprowadzone ręcznie.

9. Przekazanie pozostałych dokumentów

• Zasady (Polityka) rachunkowości
• Zakładowy Plan Kont  
• Regulamin wynagradzania
• Inne dokumenty.

10. Rozpoczęcie współpracy z nowym biurem

FIALE Biuro Rachunkowe

Powyższy artykuł jest wyrazem poglądów i opinii wyłącznie jego autora. Nasza firma nie ponosi odpowiedzialności za zawartość tego artykułu ani za możliwe konsekwencje jakichkolwiek działań podjętych w oparciu o dostarczone w nim informacje. Niniejsza strona nie jest przeznaczona do świadczenia porad księgowych, podatkowych i prawnych. Tego typu porady powinny być świadczone wyłącznie w odniesieniu do poszczególnych zdarzeń, faktów i okoliczności właściwych dla każdej sytuacji.