Artykuły

2014-08-24

Certyfikat rezydencji podatkowej

Certyfikat rezydencji podatkowej

Certyfikat rezydencji jest dokumentem, w którym zagraniczna administracja podatkowa potwierdza miejsce zamieszkania (w przypadku osób fizycznych) lub też siedziby podatnika (w przypadku osób prawnych) dla celów podatkowych na terytorium danego kraju. Oznacza to, że dana osoba lub firma w tym państwie podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą czy spółka korzystająca z określonych usług zagranicznych kontrahentów (np. doradczych, księgowych, prawnych, reklamowych, z praw autorskich, użytkowania urządzeń) nie będzie musiała potrącić podatku lub pobierze go w niższej stawce, jeśli zagraniczni kontrahenci mają miejsce zamieszkania lub siedzibę w krajach, z którymi Polska ma obowiązującą umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania i przekażą certyfikaty rezydencji.

Posiadanie certyfikatu przesądza więc o tym, jaki podatek zostanie pobrany - czy według stawek przewidzianych w polskich przepisach, czy wynikających z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. To polski przedsiębiorca musi dopełnić wszelkich obowiązków wynikających z pobrania podatku, ponieważ to On, jako płatnik ponosi odpowiedzialność za niepobranie lub niewpłacenie do urzędu skarbowego należnego podatku.

Forma i treść certyfikatu

Przepisy prawa podatkowego regulują tylko podstawowe pojęcie certyfikatu rezydencji podatkowej, nie wskazując przy tym ani na jego treść ani w jakim trybie powinien zostać wydany ten dokument. Nie istnieje ujednolicona forma certyfikatów rezydencji, co oznacza, że to każde państwo indywidualnie decyduje o tym, jaki wzór certyfikatu oraz wymogi formalne dotyczące jego wydania będą stosowane. W wielu państwach nie został nawet określony formularz, na którym jest wydawany certyfikat, a zdarzyć się może, że nie będzie nazywany certyfikatem rezydencji.

Ważne jest, aby na jego podstawie można było znaleźć informacje o danych identyfikujących podatnika, w tym jego nazwę i siedzibę, dacie wystawienia oraz ewentualnie o okresie ważności dokumentu, czy podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w państwie jego miejsca zamieszkania lub siedziby.

Warto również zaznaczyć, że polskie organy podatkowe przyjmują, że konieczne jest posiadanie papierowego oryginału wystawionego certyfikatu rezydencji albo jego kopii poświadczonej notarialnie. Dobrze jednak wiedzieć, że w przypadku, kiedy w ogóle nie istnieje możliwość dostarczenia certyfikatu rezydencji w tych postaciach, tj. papierowego dokumentu (np. w danym kraju certyfikaty zostały zastąpione udostępnianiem dokumentu w wersji elektronicznej dostępnej na oficjalnej stronie internetowej) to forma taka, tj. elektroniczna wersja certyfikatu, będzie wystarczająca, aby udowodnić miejsce zamieszkania lub siedziby podatnika.1

Należy jednak pamiętać, że zaświadczenie to wydawane jest zazwyczaj w języku obowiązującym w danym państwie, co sprawia, że w razie kontroli może być konieczne dokonanie tłumaczenia na język polski danego certyfikatu. Należy legitymować się zarówno tłumaczeniem, jak również oryginałem dokumentu. Tłumacz przysięgły nie może poświadczyć za zgodność z oryginałem certyfikatu rezydencji przesłanego spółce w formie faxu czy maila. Takie tłumaczenie nie może bowiem zastąpić oryginału lub notarialnie poświadczonego oryginału certyfikatu rezydencji.2

Data ważności certyfikatu

Organy podatkowe wymagają, by płatnik uzyskał certyfikat potwierdzający rezydencję podatkową kontrahenta aktualny na moment dokonywania na jego rzecz wypłat (interpretacja IPPB4/415-614/ 11-2/SP). Jednak przy stałych transakcjach przyjmuje się, choć nie wynika to wprost z przepisów, że certyfikat rezydencji powinien być aktualizowany raz w roku.

Jak pokazuje praktyka zdarza się, że niektóre certyfikaty wskazują okres, za który potwierdzają rezydencję podatkową kontrahenta, z kolei inne certyfikaty zaświadczają rezydencję za określony czas w przeszłości do daty wydania certyfikatu rezydencji lub takie, które nie podają okresu, za jaki poświadczają rezydencję podatkową, a jedynie posiadają datę wystawienia certyfikatu.

Warto wiedzieć, że jeśli w treści certyfikatu rezydencji nie wskazano okresu jego ważności, to taki certyfikat zachowuje swoją aktualność tak długo, jak długo nie ulegnie zmianie potwierdzony w nim stan faktyczny.3


  1. Indywidualna interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, o sygn. IPPB4/ 415-319/ 11/ 13-10/ S/ SP. [return]
  2. Wyrok NSA z 5 stycznia 2011 r., sygn. akt II FSK1363/09. [return]
  3. Wyrok NSA z 13 lutego 2014 r., sygn. akt II FSK 204/ 12. [return]

FIALE Biuro Rachunkowe


Powyższy artykuł jest wyrazem poglądów i opinii wyłącznie jego autora. Nasza firma nie ponosi odpowiedzialności za zawartość tego artykułu ani za możliwe konsekwencje jakichkolwiek działań podjętych w oparciu o dostarczone w nim informacje. Niniejsza strona nie jest przeznaczona do świadczenia porad księgowych, podatkowych i prawnych. Tego typu porady powinny być świadczone wyłącznie w odniesieniu do poszczególnych zdarzeń, faktów i okoliczności właściwych dla każdej sytuacji.